文書の保存年限
文書の保存年限
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 留意点など | |
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総務 ・ 庶務関係 |
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*(1)~(9)の文書は、いずれも法令により永久保存を義務づけられたものではないが、文書の性格上、永久保存が妥当(必要)と考えられるものである *このほか、法定の保存年限とは別に、(イ)株主総会議事録、取締役会議事録、役員会議事録、(ロ)稟議書、重要決裁文書、(ハ)財務諸表および附属明細書、税務申告書、(ニ)固定資産台帳および固定資産の取得・売却に関する書類、(ホ)顧客名簿、(ヘ)印鑑登録簿、(ト)外部団体加入・脱退関係書類、などを永久保存としている会社もある |
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人事 ・ 労務関係 |
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法令による保存年限はないが、文書の性格上、永久保存が妥当と考えられるもの |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 留意点など | |
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人事 ・ 労務関係 |
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常時業務に従事しないことになった日 | 石綿規41 |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 留意点など | |
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人事 ・ 労務関係 |
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作成日 | 特化規40 | |
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作成日 作成日 |
電離規57 除染電離規21 |
注(2)(3)はその記録を5年保存した後、厚生労働大臣が指定する機関に引き渡すときを除く |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 留意点など | |
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総務 ・ 庶務関係 |
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株主総会の日 | 会社法318 | 注本店備え置き分。支店備え置き分は、その謄本を5年保存 |
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取締役会の日 | 会社法371 | ||
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監査役会の日 | 会社法394 | ||
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委員会の日 | 会社法399の11 | ||
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委員会の日 | 会社法413 | ||
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記録作成の日 | 注(6)(7)は法定保存年限ではないが、実務上、10年保存が妥当と考えられる | ||
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満期または解約の日 | |||
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製品引渡日 | PL法5、6 | *民法724では20年 | |
経理 ・ 税務関係 |
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帳簿閉鎖の日 | 会社法432 | *会社法に規定される「会計帳簿および事業に関する重要な資料」が具体的に何をさすかは諸説ある。ここでは一般的な基準による主なものをあげた |
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作成日 | 会社法435 |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 留意点など | |
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人事 ・ 労務関係 |
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作成日 | じん肺法 17 |
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作成日 | 粉じん規 26、 26の2 |
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経理 ・ 税務関係 |
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(3)~(8) 帳簿閉鎖日および書類作成日・受領日の属する事業年度終了の日の翌日から2か月を経過した日(当該事業年度分の申告書提出期限の翌日) |
(3)~(8) 法規59、67 電規2など |
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課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日 | 消費税法58 消令71 |
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同上 |
消費税法30 消令50 消規15の3 |
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申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日 |
所規 76の3、77 措規18の23の3 |
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同上 |
措規18の23 |
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法定申告期限 |
国税通則法 70~73 |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 留意点など | |
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総務 ・ 庶務関係 |
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定時株主総会の1週間前の日 (取締役会設置会社は2週間前の日) |
会社法 442 |
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提出日 | 金商法 25 |
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写しの受領日 | 廃処規 8の26 |
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契約終了日 | 廃処規 8の4の3 |
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契約期間終了日 | 注(5)(6)は法定保存年限ではないが、実務上、5年保存が妥当と考えられる | ||
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文書の受・発信日 | |||
人事 ・ 労務関係 |
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作成日 | 安衛規52の6 | |
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作成日 | 安衛規52の13 | 注事業者が検査を受けた労働者の同意を得て、検査をした医師等から検査結果の提供を受けた場合 | |
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作成日 | 安衛規52の18 | ||
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作成日 | 安衛法103 安衛規51 有機規30 ほか |
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作成日 | 身元保証法1、2 | 注身元保証契約は、期間を定めない場合は原則として3年間、期間を定める場合は最長5年間有効なので、実務上、5年保存が妥当と考えられる | |
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最後の記入日 | 家労法27 家労規24 |
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経理 ・ 税務関係 |
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(13)~(15) 定時株主総会の1週間(取締役会設置会社は2週間)前の日 |
会社法442 | 注(13)(14)は本店備え置き分。支店備え置き分はその謄本を3年保存 |
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会社法442 | |||
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会社法378 |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 留意点など | |
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人事 ・ 労務関係 |
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完結の日(該当被保険者がその適用事業所に在籍しなくなった日) | 雇保規 143 |
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完結の日 | 徴収規 72 |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 留意点など | |
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総務 ・ 庶務関係 |
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提出日 | 金商法 25 |
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出願・認可日 | 注(2)~(9)は法定保存年限ではないが、実務上、3年保存が妥当と考えられる | ||
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記録作成の日 | |||
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書類作成の日 | |||
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同上 | |||
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記録日 | |||
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同上 | |||
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文書の受発信日 | |||
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記録日 | |||
人事 ・ 労務関係 |
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最後の記入日 | (10)~(13) 労基法 109 労基規 56 |
注1(10)~(14)は労働基準法等の改正に伴い、2020年4月1日以降、5年に延長されたが、当分の間は3年が適用。また、起算日について、賃金の支払期日が記録の完結の日等より遅い場合には支払期日 |
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従業員の死亡・退職・解雇の日 | |||
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災害補償終了日 | |||
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完結の日 | |||
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該当休暇を与えた期間の満了日 | 労基規24の7 | ||
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完結の日 | 労災規51 | ||
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完結の日 | 徴収規72 | 注2雇用保険被保険者関係届出事務等処理簿は4年保存 | |
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作成日 | 安衛法 45、103 安衛令15 安衛規 135の2 など |
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派遣契約終了の日 | 労働者派遣法37、42 | ||
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作成日 | 安衛規23 | ||
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従業員の死亡・退職・解雇の日 | 障害規43 |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 留意点など | |
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人事 ・ 労務関係 |
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完結の日 | 雇保規 143 |
注被保険者に関する書類は4年保存。労働保険料の徴収・納付に関する書類は3年保存 |
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完結の日 | 健保規34 厚年規28 |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 留意点など | |
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総務 ・ 庶務関係 |
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提出日 | 金商法25 | |
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記入日 | 注(2)~(5)は法定保存年限ではないが、実務上、1年が妥当と考えられる | ||
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文書の受発信日 | |||
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作成日 | |||
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書類の受・発信日 | |||
人事 ・ 労務関係 |
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受理日 | 注法定保存年限ではないが、実務上、1年が妥当と考えられる |
総務・庶務関係 | 経理・税務関係 | ||
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金商法 | 金融商品取引法 | 所規 | 所得税法施行規則 |
PL法 | 製造物責任法 | 法規 | 法人税法施行規則 |
廃処規 | 廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則 | 措規 | 租税特別措置法施行規則 |
消令 | 消費税法施行令 | ||
消規 | 消費税法施行規則 | ||
電規 | 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則 |
人事・労務関係 | |||
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石綿規 | 石綿障害予防規則 | 特化規 | 特定化学物質障害予防規則 |
除染電離規 | 東日本大震災により生じた放射性物質により汚染された土壌等を除染するための業務等に係る電離放射線障害防止規則 | 粉じん規 | 粉じん障害防止規則 |
安衛法 | 労働安全衛生法 | 安衛規 | 労働安全衛生規則 |
安衛令 | 労働安全衛生法施行令 | 有機規 | 有機溶剤中毒予防規則 |
電離規 | 電離放射線障害防止規則 | 雇保規 | 雇用保険法施行規則 |
徴収規 | 労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則 | 労基法 | 労働基準法 |
労基規 | 労働基準法施行規則 | 労災規 | 労働者災害補償保険法施行規則 |
家労法 | 家内労働法 | 家労規 | 家内労働法施行規則 |
健保規 | 健康保険法施行規則 | 厚年規 | 厚生年金保険法施行規則 |
労働者派遣法 | 労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律 | 身元保証法 | 身元保証ニ関スル法律 |
障害規 | 障害者の雇用の促進等に関する法律施行規則 |
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